e-Social versus o Modus Operandi da sua empresa

    Posts Março_1a10-18

        2018 vem provocando alvoroço nas corporações com o início do e-Social. Conforme José Maia, Coordenador do e-Social no Ministério do Trabalho e Emprego, as empresas precisam prestar atenção para enviar os dados exatos e no prazo definido. “Há um cronograma de implantação e obrigatoriedade é obrigatoriedade. Optamos pela entrada em produção de forma faseada para permitir que as organizações consigam prestar suas informações de forma gradual e tenham tempo de fazer as correções dos erros que por ventura aparecerem. Não haverá extensão no prazo para os envios”, assegura J. Maia.
O programa federal não se limita em substituir declarações trabalhistas e previdenciárias. Portanto, entender suas peculiaridades é imprescindível para que sua empresa não seja penalizada com multas. O e-Social não prevê sanções devido a falhas ou adiamentos no preenchimento de suas informações; mas, as multas serão empregadas com base nas legislações dos órgãos envolvidos. O advento destas regras pode trazer significativos prejuízos para as empresas que não se adequarem aos prazos e obrigações, deixando-as expostas à fiscalização. Segundo José Maia “O projeto muda apenas a forma de transmitir os dados. Por outro lado, o sistema exige que todos estejam corretos, se não estiverem, as organizações não conseguirão prestar suas informações ao governo”.
Diante do advento do e-Social, torna-se cada vez mais urgente a continua e permanente atualização profissional, por meio de estudos para a compensação e entendimento das novas normas. Com a entrada do e-Social em vigor viveremos uma fiscalização eletrônica sem precedentes. Especialistas afirmam que o e-Social será uma revolução na área trabalhista e previdenciária em tempos de nossa história recente.
O que chega com a implantação é muito trabalho e muita adaptação para as empresas, os escritórios contábeis, os fornecedores de softwares e as consultorias em Segurança e Saúde do Trabalho, que atendem a maioria dos pequenos empregadores do país. É o que alguns chamam de “pré-Social”: arrumar a casa para receber a nova obrigação. A implantação do e-Social será complexa, já que todos os sistemas precisarão ser adaptados, rotinas precisarão ser refeitas, novos procedimentos precisarão ser implantados. É uma mudança de paradigmas.
O momento é de aprender, conhecer o que o e-Social exigirá e entender de que forma esses dados poderão ser utilizados pelo fisco. É momento de pensar em adequar-se à legislação vigente, identificar o que não está em conformidade e proceder nas mudanças e ajustes. Lembre-se que o e-Social não é opção e sim uma exigência do Governo Federal. Estar pronto para a sua chegada (Julho de 2018) é uma necessidade. Preparando-se antecipadamente, estas mudanças serão realizadas de forma tranquila e tudo correrá de maneira mais simples.
Na 2ª etapa programada para Julho de 2018 as demais empresas privadas, incluindo micro e pequenas empresas, Simples, MEIs e pessoas físicas (que possuam empregados) deverão se enquadrar.
No caso dos entes públicos, o sistema será implantado a partir de 14/ 01/ 2019.
O envio de dados também será feito por partes, em cinco fases. Inicialmente, as empresas e órgãos deverão incluir no sistema suas próprias informações, ou seja, cadastros do empregador e tabelas. Os dados sobre os trabalhadores e seus vínculos trabalhistas, como admissões e desligamentos, passam a ser solicitados em um segundo momento. Posteriormente, passará a ser obrigatório o envio das folhas de pagamento, e, em uma quarta fase, a Guia de Informações à Previdência Social será substituída pelo novo sistema. Na última fase, deverão ser enviados os dados de segurança e saúde do trabalhador.
As empresas que não enviarem os dados estão sujeitas a penalidades e multas. A multa prevista é de R$ 1,5 mil pelo não envio da escrituração digital, mas esse valor pode ser acumulado com as penalidades previstas pelas omissões das declarações que estarão sendo substituídas pelo e-Social.
O projeto já é uma realidade e com prazos em contagem regressiva. Incorporar o e-Social a seu modo de operar a empresa, é um dos grandes desafios para os processos preexistentes. Com ele haverá um registro contínuo do histórico do trabalhador, o que determina a integração das informações de vários setores. Os documentos gerados na área de Segurança e Medicina do Trabalho, são os seguintes Eventos:
S-1060: Tabela de Ambientes de Trabalho;
S-2100: Evento Cadastramento Inicial do Vínculo (referência ao ASO);
S-2200: Admissão do Trabalhador
S-2210: Comunicação do Acidente;
S-2220: Monitoramento da Saúde do Colaborador;
S-2230: Afastamento temporário;
S-2240; Condições Ambientais do Trabalho;
S-2241: Insalubridade, Periculosidade e Aposentadoria Especial;
S-2299: Desligamento entre outros, deverão ser enviados para o e-Social. Além disso, toda a documentação deve ser montada de acordo com as novas exigências presentes no Manual de Orientação do e-Social – MOS.
É fundamental que as empresas adequem seus processos, corrijam as informações contratuais desatualizadas e integrem seus sistemas.
Esta nova forma de prestação de informações do mundo do trabalho que, quando totalmente implantado, integrará a rotina de mais de 18 milhões de empregadores e 44 milhões de trabalhadores do setor público e privado.
Segundo o governo, a principal premissa do e-Social é a entrada única de dados que alimentará a base dos entes de controle, referindo-se a Receita Federal, Caixa Econômica Federal, Instituto Nacional do Seguro Social (INSS) e Ministério do Trabalho. Com as informações coletadas, será criado um banco de dados único administrado pelo governo.
Pense em reunir todas as obrigações de sua empresa em apenas um documento. Através do e-Social o Governo pretende viabilizar essa possibilidade. Neste imenso “banco de dados” todos as informações serão analisadas e a veracidade dos dados será confrontada pelos seus cruzamentos o que facilitará detectar inconsistências.
A iniciativa objetiva que todas as empresas brasileiras cumpram com suas obrigações fiscais, trabalhistas e previdenciárias de forma unificada e organizada, reduzindo custos, processos e tempo gastos hoje com essas ações. Quando totalmente implementado, o e-Social representará a substituição de 15 prestações de informações ao governo, por apenas uma. Além disso, o sistema não introduzirá novas obrigações ao setor empresarial. As informações que serão encaminhadas ao programa já precisam ser registradas hoje pelas empresas em diferentes datas e meios, alguns deles ainda em papel. “O programa amplia a capacidade de fiscalização do Estado e melhora a formulação de políticas públicas do país, já que o governo contará com uma informação única, consistente e de validade”, afirma o coordenador do grupo de trabalho do e-Social, José Alberto Maia.
Este projeto irá afetar radicalmente os processos internos das empresas. O que até ontem era exigido através de visita presencial pela fiscalização nas empresas, agora é online com monitoramento em tempo real. As empresas passam por uma exposição até então superficial e um maior risco com passivos trabalhistas.
Além de modificar os prazos de envio das informações prestadas atualmente ao governo federal, o projeto está sendo considerado o “Big Brother empresarial”, pois também irá expor os processos das companhias.
Mas, afinal, o que muda com o e-Social?
O projeto, torna a fiscalização mais rígida, já que as informações estarão disponíveis em ambiente digital. Lembrando que, uma vez identificadas irregularidades nos procedimentos das empresas, a Receita Federal poderá verificar estas falhas referentes aos últimos cinco anos calendários. Ou seja, as autuações podem ser retroativas ao início do e-Social, caso haja dados inconsistentes.
Um dos objetivos principais do governo federal com o e-Social é fazer valer a legislação trabalhista brasileira. Não por acaso, a Segurança e Saúde do Trabalho – SST passou a ser um dos pontos de maior preocupação das empresas com relação a entrega das obrigatoriedades. Além de ter muitos documentos que terão um novo prazo de envio, a área, que hoje não é um dos focos de fiscalização, estará na mira do governo com a informatização. Já não será suficiente apenas fazer planos de ação para atenuar riscos mais visíveis, pois o e-Social fará diversas “amarrações” aos documentos do Programa de Prevenção de Riscos Ambientais (PPRA), Programa de Controle Médico e Saúde Ocupacional (PCMSO), análise preliminar de riscos, dentre muitos outros. Com isso, será possível medir se os riscos são coesos, bem como identificar informações duplicadas ou desencontradas.
Com o e-Social, todas as informações referentes ao trabalhador estarão em um único lugar. Dessa forma, se um operador sofrer um acidente de trabalho, realizando uma atividade que não estava prevista em sua descrição de cargo, a empresa pode ter problemas para explicar as divergências dessas informações.
Outros problemas como: desvio de função, equiparação salarial, acúmulo de função, exames médicos de mudança de função, podem agravar ainda mais a administração das pessoas e das informações. E o mais relevante tecnicamente acontece na hora de preencher os códigos de cada categoria da tabela do e-Social destinada aos riscos ergonômicos: biomecânicos; mobiliários e equipamentos; organizacionais e psicossociais / cognitivos. Para não gerar dúvidas, é preciso identificar por meio da análise ergonômica do trabalho os riscos de cada atividade, individualmente.
Não há mais como as empresas ignorarem as mudanças culturais que advém do e-Social. Ainda que a Alta Gestão não esteja a par do acontecido e das consequências que pode provocar, todo profissional de RH tem o dever de adverti-la. Mediante esta realidade, a empresa, o RH, ou o Escritório Contábil devem refletir sobre as seguintes demandas:
– Já possuo um sistema para armazenar e transmitir essas informações ou os dados (PPRA, PCMSO, LTCAT, Exames, Audiometrias, EPIs, PPP…) somente estão existentes em meio físico (papel)?
– Sua empresa executa os processos e as rotinas trabalhistas de forma automatizada; está pronta para transmitir as informação por meio de arquivos .xml?
De que forma esses eventos serão transmitidos e quem vai transmiti-los?
– Eles os dados dos Programas, estão atualizados?
– Quais as informações referentes a Saúde e Segurança do Trabalhado – SST, devo prestar mensalmente para evitar as multas junto ao e-Social?
– Conheço os layouts do e-Social?
– Tenho uma interface entre a empresa, que administra a Segurança e Saúde do Trabalho, para conseguir futuramente enviar os PPPs de meu quadro funcional?
É momento de pensar em adequar-se à legislação vigente, identificar o que não está em conformidade e proceder nas mudanças e ajustes.
A alta gestão das empresas necessita conscientizar-se dos impactos deste projeto e do elevado grau de exigências para evitar um colapso no negócio. Portanto, é crucial para as empresas a adequação das rotinas operacionais, que tratam do e-Social. O tempo de aprendizado está em contagem regressiva acelerada, já é hora de adaptar os procedimentos.
A essa altura não é mais novidade que o e-Social está impactando os processos de várias áreas das empresas. Com os Programas básicos e convencionais: PPRA, PCMSO e LTCAT, entre outros, também não será diferente! Apesar de não alterar a legislação trabalhista e nem acrescentar novas obrigações, o e-Social vai modificar a forma e a periodicidade de entrega dos documentos dessa área. Vale dizer que compete ao empregador a elaboração e a efetiva implementação deles em sua empresa, de forma a zelar por sua eficiência. Para os que ainda não estão se preparando para o e-Social, a primeira dica é que comecem o quanto antes, pois já estão atrasados.
Como os Programas de Segurança e Saúde do Trabalho vem sendo operados em sua empresa?

Terceirizar a SST é uma prática bastante comum

        A Segurança e Saúde do Trabalho – SST é um fator decisivo para o sucesso de uma empresa. Sem ela, a empresa não é favorável para o desempenho correto das atividades e seus colaboradores não se sentirão confortáveis e protegidos. Para se adequar perante a legislação e aprimorar a qualidade de vida de seus funcionários, o empregador deve operar de modo apropriado e eficiente. Dessa forma, a SST se faz extremamente essencial. O desempenho da força de trabalho está relacionado à sua qualidade de vida. Então, um funcionário doente ou que realiza tarefas insalubres ou perigosas deve ter a atenção da empresa. Quando isso não acontece, há um aumento no tempo gasto em seu processo produtivo e da possibilidade de acidentes. Logo, todos saem perdendo e a empresa pode sofrer as negativas consequências judiciais e financeiras. Ao contratar uma empresa especializada em SST, sobra mais tempo para focar nas atividades fim de seu processo produtivo.
Então, terceirizar a Segurança e Saúde do Trabalho é uma ótima opção para quem quer aumentar sua produtividade e proteger seus funcionários.
A falta de informação é a grande inimiga das empresas que estão com dificuldades para se adaptar ao e-Social.
Como está a adequação ao e-Social na sua empresa?
Fique atento aos prazos!
Nós podemos lhe disponibilizar o suporte para esta transformação na sua organização.

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Autor: guiaconsultoriablog

A Guia Consultoria é uma empresa conceituada no ramo de Assessoria e Gestão em Segurança e Saúde do Trabalho. Oferecemos um relacionamento de comprometimento direcionado para a realidade de nossos clientes. Através de suporte técnico e organizacional em Segurança e Saúde do Trabalho, buscamos gerar entre os nossos clientes oportunidades diferenciadas no mercado.

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