e-Social: por onde começar?

        e-social 3O e-Social, projeto do Governo Federal que entrou em vigor em 08 janeiro de 2018, tem conturbado a tranquilidade de profissionais ligados ao RH de empresas de todos os tamanhos e segmentos.
Ok, isso você já sabia. O que cabe lembrar agora é o seguinte: o e-Social será um grande FISCALIZADOR!
A estimativa é que 60% das informações solicitadas contenham procedência na área de RH. As outras 40% estariam em outros departamentos.
Ele vem ao encontro do anseio dos profissionais e empresas quanto à eliminação da redundância de informações, modernização na gestão de pessoas e reforço no cumprimento da legislação.
A finalidade do Governo, em relação ao e-Social é consentir o processo mais simples para o empregador e, promover o gerenciamento dos dados pelo próprio Governo, o que qualificaria as fiscalizações e impediria a sonegação.
O cronograma da 2ª etapa prevê o início do envio dos dados em julho de 2018. Ou seja, o prazo está estreito para quem ainda não iniciou um planejamento ou capacitação!
Mas então, por onde começar?
Inicialmente, é necessário que a Direção da corporação entenda as transformações culturais que chegarão a seu empreendimento. Diversos processos internos serão inteiramente impactados e deverão ser observados com antecedência.
O que isso significa? Empresas que não conseguem se adequar as obrigatoriedades atuais certamente estão mais predispostas a não obterem êxito no envio dos dados dentro do prazo estabelecido, uma vez que os encaminhamentos tem prazos definidos. As multas por atrasos serão de até 0,2% sobre o faturamento da empresa.
Devido a isso, a Direção terá de modificar o modo como adotam suas decisões, da mesma forma os profissionais de RH, pois o e-Social determinará velocidade e exatidão nos processos, desde a admissão de novos colaboradores, até o os desligamento. Portanto, o planejamento prematuro será essencial.
1º passo: Informe-se e conheça sobre o e-Social
Toda a estrutura da companhia, desde colaboradores até a Alta Direção, necessitam se inteirar sobre o e-Social, para ter a capacidade de ponderar os impactos que o projeto poderá causar no negócio da corporação.
2º passo: Mapeie os sistemas da empresa
Em continuidade ao primeiro passo, esta etapa é fundamental para que a empresa mapeie os seus sistemas e os confira com os campos do e-Social que são necessários preencher. Assim, será possível garantir que os dados estejam de acordo com o que for exigido a partir de julho próximo.
Se a sua empresa ou as de seus clientes (no caso de escritórios contábeis) executa (m) os processos e as rotinas trabalhistas de forma manual, é imprescindível automatizá-los, porque as informação serão por meio de arquivos .xml. E saiba que a multa será de até 0,2% sobre o faturamento da empresa.
3º passo: Avalie os processos da empresa
Este é o momento da gestão identificar o que realmente será necessário mudar, sempre com base na avaliação dos processos. Todos os processos deverão estar parametrizados de acordo com o padrão que será exigido pelo e-Social. E se a empresa não possuir automatização, certamente será mais complicado.
4º passo: Alinhe o processo interna e externamente
Chegou o momento de capacitar a equipe para a chegada do e-Social. Diversas empresas oferecem treinamentos, inclusive a Guia Consultoria. Algumas instituições e profissionais já se anteciparam.
5º passo: Atualize os dados dos funcionários
Para antecipar, os profissionais de RH podem verificar se os dados cadastrais dos funcionários estão atualizados, tanto no cadastro da empresa, quanto junto ao INSS. É necessário ainda que os colaboradores estejam engajados com o e-Social. Isso porque deverão informar a empresa de todas as alterações da sua vida física como: mudança de endereço, escolaridade, estado civil, situação familiar, entre outros.
6º passo: Pesquise sobre consultorias especializadas
O e-Social é um grande projeto. E, como já citamos, atingirá todas as empresas, independentemente do seu tamanho ou segmento. Para auxiliar profissionais nessa “viagem” chamada e-Social, algumas empresas oferecem capacitações, para que nada fique perdido nessa transição e/ou “caminho”.
Aliás, você já conhece a Guia Consultoria? Empresa que atua há 18 anos, oferecendo soluções em Segurança e Saúde do Trabalho – SST, para o e-Social.

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Autor: guiaconsultoriablog

A Guia Consultoria é uma empresa conceituada no ramo de Assessoria e Gestão em Segurança e Saúde do Trabalho. Oferecemos um relacionamento de comprometimento direcionado para a realidade de nossos clientes. Através de suporte técnico e organizacional em Segurança e Saúde do Trabalho, buscamos gerar entre os nossos clientes oportunidades diferenciadas no mercado.

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